TRABAJO FINAL DE SIG

Documento de Trabajo

Trabajo de Implementación

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sistemas de Información Gerencial

“SISTEMA DE SOPORTE DE DECISIONES”

 

 

Contenidos

 

Presentación

Introducción

• 1. Definición
• 2. Concepto
• 3. Importancia
• 4. Objetivo
• 5. Beneficios
• 6. Funcionamiento
• 6.1. Funciones especificas
• 6.2. Características
• 6.3. Entornos de desarrollo
• 6.4. Áreas de aplicación
• 6.5. Toma de decisiones
• 6.6. Barreras para la adopción de un SSD
• 6.7. Requisitos para el desarrollo e implantación de un SSD
• 7. Conceptos involucrados
• 8. Conclusiones
• 9. Recomendaciones
• 10. Glosario

Bibliografia

 

 

PRESENTACIÓN

 

El presente documento busca presentar de manera clara como es que tecnologías de información que consideramos avanzadas y/o caras, específicamente los sistemas de soporte a la toma de decisiones, están al alcance de las empresas peruanas y forman parte esencial de esta estrategia de supervivencia si hablamos en términos de Tecnologías de información. Los contenidos y la estructura de este documento se aplican tanto a Pymes como a empresas grandes por ser aplicado a los negocios pero en dimensiones diferentes.

Es por eso que hemos tomado como fuente al Hostal DIJONI, una empresa mype que se encuentra ubicado en la Av. Universitaria nº1312, este hostal es una empresa que no utiliza un Sistema de Información Gerencial, por lo cual como grupo del Curso de Sistema de Información Gerencial, hemos decidido implantar uno.

Introducción

 

Las funciones basadas en el conocimiento son los sistemas de soporte de decisiones.

Estos sistemas están relacionados con el análisis de los datos y la toma de decisiones, frecuentemente, decisiones importantes sobre cómo operará la empresa, ahora y en el futuro.

Mientras las necesidades de los datos operacionales se enfocan normalmente hacia una sola área, los datos para el soporte de decisiones, con frecuencia, toma un número de áreas diferentes y necesita cantidades grandes de datos operacionales relacionadas.

Son estos sistemas sobre los se basa la tecnología data warehousing.

Los beneficios esperados a la implementación de un DSS van desde ahorros en costos hasta la satisfacción de los clientes, pero el principal problema es que los empresarios Pyme no saben esto. Los requisitos para la implementación de un DSS no son más complejos que la iniciativa del empresario y muchas decisiones que tomar, con esto nos damos cuenta de que los DSS son una tecnología que están al alcance de las Pymes.

•1.      Definición

 

Un sistema de soporte de decisiones, es una clase de sistema de información apoyado en tecnologias, que incluye sistemas basados en el conocimiento, que soportan la toma de decisiones.

•2.      Concepto

 

Un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información gerencial que combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos para resolver problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a través de una interfaz amigable. Permitiendo específicamente la toma de decisiones empresariales.

En conclusión:

 

Los SSD incorporan datos y modelos, son diseñados para asistir a los gerentes en los procesos de decisión, no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones y su fin es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas.

 

• 3. Importancia

 

Los DSS principalmente se utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión a nivel superior, donde las situaciones consideradas como problemáticas se presentan con baja frecuencia más sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la organización debe enfocarse a plantear soluciones y obtener resultados benéficos a largo plazo.  

 

•4.      Objetivo (que busca)

 

Su propósito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseño, selección e implementación.  Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde ejecutivos de la alta administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de manera individual (por usuarios) o de manera grupal.

 

•5.      Beneficios

 

Los beneficios que se esperan obtener por parte de una empresa al implementar un DSS no están en relación directa con su tamaño, es decir los beneficios para una Pyme son los mismos que para una empresa de gran tamaño. A continuación se listan algunos de los beneficios surgidos:

• Alta calidad en la toma de decisiones
• Mayor comunicación
• Reducción de costos
• Mayor productividad
• Ahorro de tiempo
• Satisfacción de clientes y empleados
• Baja dependencia de personas ajenas al proceso de toma de decisiones
• Mejor comunicación
• Flexibilidad para acoplarse a una variedad de estilos de decisión -autocrático, participativo, etc.-,
• Flexibilidad en el desarrollo de modelos de decisión por parte del usuario
• Interacción externa y comunicación inter organizacional
• Eficiencia de la cadena de valor
• Conseguir una ventaja competitiva en el sector.

 

 

•6.      Funcionamiento (como funciona)

 

Sin importar el tipo de problemática, estos sistemas de soporte a la toma de decisiones tienen como objetivo el “facilitar el conocimiento adquirido por medio de experiencias bajo ciertas circunstancias a través de las cuáles ha pasado la organización”. La acumulación de experiencia es uno de los procesos más riesgosos ya que cuanto mayor sea el aprendizaje, la consecuencia de los propios errores y el alcanzar un elevado nivel de experiencia en el mundo empresarial puede llegar a tener un costo alto. Por lo tanto, lo ideal de este tipo de sistemas de soporte a la toma de decisiones se deben utilizar para minimizar riesgos (lo cual implica un costo) para que toda la experiencia pueda ganarse sin los efectos que pueden derivarse de una decisión errónea o, simplemente de una decisión no óptima.

El DSS no sustituye el proceso de toma de decisiones, sino presenta las distintas alternativas de solución y proyección de resultados a partir del análisis y transformación de datos en información por medio de modelos estructurados para generar información útil con ayuda de interfaces intuitivos y fáciles de usar.  Al transformar datos en información estratégica, el DSS prestará la habilidad para que el tomador de decisiones no solo podrá tener respuesta a las preguntas ¿Quién? y ¿Qué? Sino también a ¿Qué pasaría si…? y ¿Por qué?. El sistema entonces proveerá una visión y ciertas recomendaciones a partir del conocimiento generado que fue proporcionado al sistema de manera transaccional.

•6.1. Funciones especificas

Los DSS son herramientas de mucha utilidad en Inteligencia empresarial (Business Intelligence), permiten realizar el análisis de las diferentes variables de negocio para apoyar el proceso de toma de decisiones de los directivos:

 

• Permite extraer y manipular información de una manera flexible.
• Ayuda en decisiones no estructuradas.
• Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc.
• Puede combinar información de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra empresa externa.

 

•6.2. Características

 

 

Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.

 

Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestión, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a través de la combinación del juicio humano e información objetiva:

 

• Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales.
• Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseño, selección, e implementación- así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
• Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes.
• Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional.
• Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida).
• Los DSS avanzados están equipados con un componente de administración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos.
• Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA).
• Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad.

 

•6.3. Entornos de desarrollo

 

Los sistemas DSS no son totalmente diferentes de otros sistemas y requieren un enfoque estructurado. Se identifica un entorno de tres niveles principales:

 

   1. Los niveles de tecnología.- Se propone una división en 3 niveles de hardware y software para los DSS:

 

         1. DSS específico.- Aplicación real que será utilizada por el usuario. Ésta es la parte de la aplicación que permite la toma decisiones en un problema particular. El usuario podrá actuar sobre este problema en particular.

 

         2. Generador de DSS.- Este nivel contiene hardware y software de entorno que permite a las personas desarrollar fácilmente aplicaciones específicas de DSS. Este nivel hace uso de herramientas case. También incluye lenguajes de programación especiales, librerías de funciones y módulos enlazados.

 

         3. Herramientas de DSS.- Contiene hardware y software de bajo nivel.

 

   2. Las personas que participan.- Para el ciclo de desarrollo de un DSS, se sugieren 5 tipos de usuarios o participantes:

 

         1. Usuario final

         2. Intermediario

         3. Desarrollador

         4. Soporte técnico

         5. Experto de sistemas

 

   3. El enfoque de desarrollo.- El enfoque basado en el desarrollo de un DSS deberá ser muy interactivo. Esto permitirá que la aplicación sea cambiada y rediseñada en diversos intervalos. El problema inicial se utiliza para diseñar el sistema y a continuación, éste es probado y revisado para garantizar que se alcanza el resultado deseado.

 

•6.4. Áreas de aplicación

 

Entre las áreas de aplicación típicas de los DSS se encuentran las siguientes: gestión y planificación de negocios, atención sanitaria, militar, etc. Como aplicaciones más específicas en diferentes sectores tenemos: planeación e investigación de mercado enfocados a patrones de compra de los consumidores; predicción, evolución y crecimiento del mercado; operación y planeación estratégica a corto plazo para monitoreo, análisis y reporte de tendencias de mercado, de índices financieros, consumo y producción.

 

 

 

 

 

•6.5. Toma de decisiones

 

Regularmente, la manera ideal en que se debería de llevar a cabo el proceso de toma de decisiones empresariales sería de la siguiente manera que incluye etapas del proceso de toma de decisiones y en cada etapa hay pasos:

•1.      Inteligencia. Es la etapa del proceso de toma de decisión en la que el individuo recopila información para identificar problemas que ocurren en la organización.

Determinar la necesidad de la decisión, definir los motivos que nos llevaron a la situación actual y porque es necesario tomar una decisión para arreglarla.

Identificar los criterios de decisión, es decir tener un conocimiento de que variables entrarán en juego al momento de tomar nuestra decisión.

Asignar peso a los criterios, una vez definidas las variables pasamos a determinar cuales de ellas son más importantes para nosotros y nos cuestionamos porqué.

•2.      Diseño. Etapa en la cual el individuo concibe las posibles alternativas al problema en la organización.

Desarrollar todas las alternativas, se deben de generar escenarios todos los escenarios posibles que presenten una posible solución al problema que se nos presenta.

Evaluar las alternativas, se debe de evaluar de manera crítica cada una de las alternativas o escenarios que se desarrollaron en el paso anterior.

•3.      Selección.  Etapa  en la que el individuo selecciona una alternativa entre las posibles soluciones.

Seleccionar la mejor alternativa, siendo totalmente objetivo y lógico se selecciona la mejor alternativa para la situación específica que se nos presenta.

•4.      Implementación. Es la etapa en la que finalmente el individuo ejecuta la decisión e informa el progreso de su decisión.

Tomar la decisión.

 

Inteligencia	Diseño	Selección	Implementación
Determinar la necesidad de la decisión. Identificar los criterios de decisión. Asignar peso a los criterios.	Desarrollar todas las alternativas Evaluar las alternativas.	Seleccionar la mejor alternativa.	Tomar la decisión.

              Cuadro: Etapas y pasos del proceso de toma de decisiones.

 

Un sistema de soporte a la toma de decisiones tiene como objetivo primordial apoyar este proceso en al menos los últimos 5 pasos, es decir que los sistemas de este tipo permiten y promueven la manipulación de datos a fin de poder relacionarlos con distintos criterios y presentar esta información de forma tal que permita rápidamente visualizar tendencias, posiciones y ubicaciones con respecto a una planeación original, con el fin de tener los elementos para tomar una decisión.

En una empresa existen básicamente tres niveles de administración (operativo, táctico y estratégico), cada nivel presenta necesidades de información particulares por lo que el sistema de soporte para la toma de decisiones debe de estar diseñado de manera tal que cubra las necesidades de los tres niveles. A continuación se muestra una gráfica que explica este comportamiento.

 

 

          Grafico: Niveles de la administración

•6.6. Barreras para la adopción de un SSD

 

Todo lo anterior suena muy lógico y hasta se podría decir que cualquier administrador lo pudiera llevar a cabo utilizado su sentido común, pero en el caso de las Pymes se enfrentan a grandes barreras que les impiden poder implementar DSS a fin de ser más competitivas y mantenerse con vida.

La principal de estas barreras es indudablemente la falta de información que tienen los administradores de las Pymes que en su mayoría cuentan  con más buenas intenciones que preparación para la dirección de un negocio.

La resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere sean vencidas por las Pymes, ya que la implementación de un DSS requiere cambios radicales en los procesos que se llevan a cabo en la empresa, desde el administrador al tomar la decisión, hasta los operativos que serán los encargados de acumular la información con la cual se alimentará el DSS.

 

•6.7. Requisitos para el desarrollo e implantación de un SSD

 

Después de haber hablado de lo que es un DSS, sus beneficios, la necesidad de su uso y las posibles barreras para su implementación, resta hablar de los requisitos para el desarrollo e implantación de un DSS dentro de una empresa, a fin de que los administradores puedan darse cuenta de que un sistema de soporte a las decisiones está a su alcance y no es una utopía salida de un libro de negocios. A continuación se listan estos requisitos:

• Disponibilidad del administrador
• Tener información histórica y presente de las operaciones
• Un asesor informático profesional y sensibilizado con el negocio.
• Un sistema administrador de bases de datos.
• Un sistema de información que procese los datos de los bases de datos y que muestre la información requerida para la toma de decisiones
• Una inversión en el desarrollo o compra del sistema.
• y decisiones importantes que tomar

 

Como podemos darnos cuenta estos requisitos no son tan descabellados y podría decir que todas las empresas los tienen. El punto que podría preocupar más es la inversión que se tenga que hacer, pero se debe de tener en cuenta que el tamaño esta inversión estará en medida de las necesidades en la toma de decisiones y en lo complejo que se quiera el sistema. Los beneficios justifican la inversión.

•7.      Conceptos involucrados

 

Dependiendo del tipo de problemática que enfrenta la organización se tienen diferentes tipos de sistemas de soporte a la decisión, tales como :

• Sistemas de Información para Ejecutivos (Executive Information Systems, EIS).
• Ayuda a la Decisión en Grupos (Group Decision Support Systems, GDSS).
• Ayuda a la Gestión (Management Support Systems, MSS)
• Ayuda a los Ejecutivos (Executive Support Systems, ESS).

 

Dependiendo de las necesidades de la organización se tienen cuatro categorías de herramientas de DSS enlistadas a continuación, las cuáles pueden ser implementadas con diversos productos -desde hojas de cálculo, herramientas de query­, aplicaciones para desarrollo de herramientas, navegadores, sistemas reporteadores a nivel empresarial, paquetes estadísticos, etc.  

• Herramientas de Query y Reporteadores
• Herramientas OLAP (habilidad slice and dice)
• Herramientas de Sistemas Ejecutivos de Información (EIS) – acceso a datos bajo formatos seleccionados por el usuario.
• Data Mining o Descubrimiento de Datos de Conocimiento (Knowledge Data Discovery) – para búsqueda de patrones de información en los datos.

Las herramientas mencionadas tienen como función el proveer información de manera oportuna facilitando la comprensión de la información y un proceso de toma de decisión agilizado.

 

•8.      Conclusiones

 

La necesidad de implementar un DSS en una empresa sea pequeña o grande crece día a día con la inevitable apertura económica de nuestro país exigiendo más calidad a los proveedores, mayor calidad y rapidez en los servicios y con el menor costo, por lo tanto se requiere que las decisiones sean tomadas de manera más rápida y más certera.

El destino de una empresa está conformado en base a las decisiones que toma el  administrador y que  mejor manera de asegurar  un futuro prometedor que con una herramienta de apoyo a la toma de decisiones tan poderosa como lo es un DSS.

Hoy en día los administradores se enfrentan a una cantidad inimaginable de retos, pero uno de los más demandantes para las organizaciones es el de la toma de decisiones. El administrador moderno debe de estar conciente de la importancia que tienen las decisiones que toma hoy para el futuro de la empresa recordemos que “los problemas de hoy son consecuencias de las malas decisiones del pasado” , de aquí la importancia de un SSD en las empresas.

 

Los sistemas de soporte a la toma de decisión facilitan y hacen más eficiente el proceso de toma de decisión por medio de la transformación de datos en información útil (inteligencia) para la aplicación del modelo (diseño) de información necesario para resolver una problemática proporcionando opciones de solución posibles (selección) en el entorno que vive la organización en las áreas administrativa, financiera, productiva, etc. Sin embargo, es esencial que los niveles gerenciales altos y medios estén comprometidos con la estrategia organizacional y objetivos establecidos en el enfoque del modelo del proceso para que el uso del DSS sea exitoso y el retorno sobre la inversión sea conveniente en términos utilidades vs. costos.

 

 

 

 

 

 

 

•9.      Recomendaciones

 

Hoy en día para asegurar una implementación exitosa de DSS se deben considerar aspectos tecnológicos, de integración de datos y de cultura organizacional.

Los ejecutivos de alto nivel deberán estar comprometidos con los objetivos estratégicos y definir las medidas de desempeño e indicadores, ya que una visión clara del alcance de un DSS es factor crítico de éxito debido a que el valor de la organización dependerá del compromiso administrativo y gerencial para basar las decisiones en la información presentada por el sistema, obteniendo así también como beneficio paralelo un valor agregado al proceso de toma de decisiones dentro del a organización.

Existen en el mercado una gran cantidad de productos que se pueden utilizar como DSS y que están alcance de las Pymes. Una sencilla hoja de Microsoft Excel^TM con los datos y las fórmulas adecuadas, bien se podría usar como un DSS, pero si lo que se quiere es algo un poco mas formal se puede pensar en una solución como lo son los paquetes de gestión que ayudan a controlar inventario, gastos y cobranza entre otros, ofrece reportes de todos los rubros de la empresa lo que asiste en gran medida a la toma de decisiones y precios bastante accesibles. Hay paquetes que se pueden ir comprando por módulos dependiendo de las necesidades de la empresa.

Las Pymes deben aprovechar su principal ventaja ante los grandes corporativos que es la flexibilidad, debido a su tamaño, y darse cuenta que la implementación de un DSS o cualquier otro sistema de información es más viable en este tipo empresa que en las grandes.

A las Pymes no les debe de preocupar tanto la llegada de los grandes multinacionales, sino la llegada de productos y servicios de Pymes extranjeras que si se supieron adaptar a las condiciones que les ofrecía el mercado gracias al uso extendido de los sistemas de información. Esperemos pues que nuestras empresas nacionales no sólo sean competitivas en el mercado local, sino que sean capaces de salir a luchar como iguales  a los mercados extranjeros.

 

•10.  Glosario

EIS: Un Sistema de Información Ejecutiva (EIS) es un tipo de sistema de información de gestión destinados a facilitar y apoyar la información y la toma de decisiones las necesidades de altos ejecutivos de proporcionar un acceso fácil a la vez internas y externas de información pertinentes para cubrir los objetivos estratégicos de la organización. It is commonly considered as a specialized form of a Decision Support System (DSS). Es comúnmente considerada como una forma especializada de un Sistema de Soporte de Decisión (DSS).

GDSS: Es un sistema interactivo basado en computadora, el cual  facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones trabajando juntos como un grupo.

Query: Consulta. Inserción, actualización, búsqueda o eliminación en una base de datos. Ver Consulta en base de datos.

Business Intelligence: Se denomina inteligencia empresarial o inteligencia de negocios al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa.

Decisiones no estructuradas: También denominadas no programadas son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.

Decisiones estructuradas: Decisiones que se vuelven rutina, también llamadas programadas.

 

 

 

 

Bibliografía

 

• Anónimo (2001). Introducción a las bases de datos. Consultado en Febrero, 11, 2003 en http://www.upseros.net/fotocopiadora/ficheros/Bases%20de%Datos/bbddtema1.pdf.
• Apyme (2001). Por qué decimos NO al ALCA. Consultado en Junio, 05, 2004 en http://www.apyme1.com.ar/alca06.asp.
• Arzate, Omar (2002). Uso de los Sistemas de Soporte a la Decisión en Empresas Mexicanas. Monografías. Consultado en Junio, 05, 2004 en http://www.monografias.com/trabajos15/uso-soportes/uso-soportes.shtml.
• Bañuelos, Víctor Manuel (2001). La necesidad de los DSS en las PyMe. Clave Empresarial. Consultado en Junio, 04, 2004 en http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010507a.shtml.
• Chong, K., Grewal, M., Loo, J. & Oh, S. (2003). A simulation-enabled DSS for allocating check-in agents. Infor. Consultado en abril, 23, 2004 en http://0-gateway.proquest.com.millenium.itesm.mx:80/openurl?url_ver=Z39.88-2004&res_dat=xri:pqd&rft_val_fmt=info:ofi/fmt:kev:mtx:journal&genre=article&rft_dat=xri:pqd:did=000000527339381&svc_dat=xri:pqil:fmt=html&req_dat=xri:pqil:pq_clntid=23693
• Emily, Mary B. (2002). Toma de decisiones. Monografías. Consultado en Febrero, 05, 2003 en http://www.monografias.com/trabajos12/decis/decis.shtml.
• Rivera, Manuel (2001). DSS, impacto en el proceso de toma de decisión. Clave Empresarial. Consultado en Junio, 04, 2004 en http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010326b.shtml.
• Salom, G. y Shulterbrandt, S. (2002). Las Microempresas, las PYMES y Latinoamérica. Inter – Forum. Consultado en Junio, 03, 2004 en http://www.revistainterforum.com/espanol/articulos/020302artprin3.html.
• Vázquez, Raúl (2002). Pymes y la vanguardia tecnológica en sistemas de información. Gestiópolis. Consultado en Junio, 03, 2004 en http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/emp/pymesssii.htm.